۵ دلیل برای اینکه مدل محیط کار هیبریدی مناسب شماست

در دوران همه‌گیری COVID-19، مقررات فاصله‌گذاری اجتماعی باعث شد بسیاری از شرکت‌ها مدل سنتی کار اداری نه تا پنج را با کار ریموت و مدل‌های محل کار هیبریدی جایگزین کنند.

در حالی که این تغییرات به دلیل ضرورت انجام شد، مزایای منحصربه‌فردی به همراه داشت که کسب‌وکارها را وادار به بازنگری در نحوه عملکرد خود کرد. در اینجا نگاهی دقیق‌تر به مزایا و معایب محیط‌های هیبریدی و نحوه مدل‌سازی محل کارتان بر اساس این قالب خواهیم داشت.

 

مدل محل کار هیبریدی چیست؟

مدل محل کار هیبریدی، روش‌های سنتی و ریموت کاری را ترکیب کرده و به یک محیط انعطاف‌پذیر و منحصربه‌فرد تبدیل می‌کند. به طور کلی، گروهی از افراد اصلی کارهای اداری را انجام می‌دهند، در حالی که بقیه کارکنان می‌توانند بین کار ریموت، کار در دفتر یا ترکیبی از هر دو گزینه انتخاب کنند. این مدل به کارکنان اجازه می‌دهد از مزایای زیر کار ریموت بهره‌مند شوند:

• افزایش ایمنی
• انعطاف‌پذیری بیشتر
• تعادل بهتر بین کار و زندگی

البته، هر نقش اداری نمی‌تواند کاملاً ریموت باشد. به عنوان مثال، برخی وظایف ممکن است نیاز به کامپیوتر در محل کار یا تعامل حضوری بین همکاران داشته باشد. پذیرش فرمت هیبریدی، به جای کاملاً ریموت، به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد نیازهای مختلف را همزمان برآورده کنند.

 

مزایای مدل محل کار هیبریدی

افزایش بهره‌وری

هر کارمند نقاط قوت و ضعف خود را دارد. با ارائه انعطاف‌پذیری بیشتر، مدل محل کار هیبریدی به کارکنان اجازه می‌دهد نقاط قوت خود را به نمایش بگذارند. به عنوان مثال، اگر فردی در بعدازظهر بیشتر بهره‌وری دارد، به جای تلاش برای کار در اوایل صبح، می‌تواند بیشتر بخوابد و دیرتر کار کند. این برای کارمند مفید است و کیفیت کار آنها را افزایش می‌دهد.

همچنین، برخی افراد ممکن است بیشتر توسط محیط‌های پر سروصدا دچار حواس‌پرتی شوند. با کار ریموت در آرامش و راحتی خانه خود، می‌توانند از سر و صدای دفتر جلوگیری کرده و تمرکز خود را بهبود بخشند. از سوی دیگر، کارمندانی که محیط‌های شلوغ را ترجیح می‌دهند یا به تعامل نیاز دارند، می‌توانند در دفتر کار کنند.

 

کارکنان در محیط هیبریدی همچنین می‌توانند برنامه‌های خود را بر اساس رفت و آمد تنظیم کنند. در حالی که افرادی که نزدیک دفتر زندگی می‌کنند ممکن است مشکلی در آمدن نداشته باشند، کسانی که دورتر زندگی می‌کنند، زمان و انرژی گرانبهایی را در رفت و آمد طولانی از دست می‌دهند. دادن گزینه کار از خانه به آنها، سفر را حذف کرده و زمان را حفظ و استرس را کاهش می‌دهد.

 

کاهش هزینه‌ها

با گذشت زمان، مدل محل کار هیبریدی می‌تواند هزینه‌های کسب‌وکار و کارکنان را کاهش دهد. این مدل هزینه‌های زیر را کاهش می‌دهد:

• فضا
• تجهیزات
• رفت و آمد

مدل محل کار هیبریدی به کاهش هزینه‌های املاک با کاهش اشغال کلی دفتر کمک می‌کند. با تعداد کمتری از افراد که هر روز به محل کار می‌آیند، می‌توانید به املاک کوچک‌تر و ارزان‌تر منتقل شوید.

علاوه بر کاهش اجاره، محیط‌های هیبریدی می‌توانند در هزینه‌های عمومی دفتر و تجهیزات صرفه‌جویی کنند. به عنوان مثال، به جای نگهداری چندین میز بلااستفاده، می‌توانید از مدل "میز داغ" استفاده کنید. در این تنظیمات، تعدادی میز را ارائه می‌دهید که کارکنان می‌توانند از قبل رزرو کنند. این نه تنها در هزینه مبلمان و فضا صرفه‌جویی می‌کند، بلکه محدودیتی برای تعداد افرادی که می‌توانند هر روز به دفتر بیایند ایجاد می‌کند.

محیط‌های هیبریدی همچنین مزایای مالی برای کارکنان به همراه دارد. به عنوان مثال، کارکنانی که رفت و آمد طولانی دارند می‌توانند با کار بیشتر از راه دور در هزینه‌های حمل و نقل صرفه‌جویی کنند. جوانان حرفه‌ای نیز می‌توانند در هزینه‌های لباس اداری صرفه‌جویی کنند.

 

افزایش همکاری و خلاقیت

هر دفتر به ایده‌های منحصربه‌فرد کارکنان خود وابسته است. مدل‌های محل کار هیبریدی می‌توانند جریان این ایده‌ها را تسهیل کرده و کارکنان را تشویق به اشتراک‌گذاری آنها کنند. در اینجا آنچه می‌توانید از یک مدل هیبریدی انتظار داشته باشید آورده شده است:

• افزایش همکاری
• روابط کاری بهتر
• سطح بالاتر خلاقیت

کارکنان می‌توانند بیشتر وظایف فردی خود را در خانه انجام دهند و زمان حضوری را به انجام وظایفی که نیاز به همکاری دارند اختصاص دهند. این زمان را بهینه کرده و کارکنان را تشویق به ایجاد روابط با یکدیگر می‌کند.

مدل محل کار هیبریدی همچنین خلاقیت را تقویت می‌کند. با توجه به انعطاف‌پذیری، کارکنان زمان و فرصت‌های بیشتری برای تفکر و ایده‌پردازی دارند. علاوه بر این، افراد می‌توانند در محیطی کار کنند که برای خلاقیت شخصی‌شان بهترین است، چه در خانه و چه در دفتر.

 

بهبود سلامت

کار ریموت به دلیل نگرانی‌های ایمنی در دوران همه‌گیری COVID-19 محبوبیت پیدا کرد. در حالی که بیشتر کسب‌وکارها با ظرفیت کامل بازگشایی می‌شوند، مشکلات سلامتی همچنان یک ریسک به شمار می‌روند و در آینده نیز ادامه خواهند داشت.

با مدل محل کار هیبریدی، کارکنان می‌توانند به راحتی وظایف خود را از خانه انجام دهند در حالی که بیمار هستند. این نه تنها کارمند را راحت نگه می‌دارد، بلکه سایر کارکنان را از آلوده شدن محافظت می‌کند. محیط‌های هیبریدی می‌توانند به کاهش مشکلات سلامت مسری زیر کمک کنند:

• COVID-19
• سرماخوردگی‌های معمولی
• آنفولانزا
• نوروویروس
• مننژیت

محیط‌های هیبریدی همچنین به کارکنانی که شرایط غیرمسری دارند کمک می‌کنند. به عنوان مثال، اگر کارمندی از آلرژی رنج می‌برد، می‌تواند در خانه بماند هنگامی که علائم شدید دارند. این به آنها اجازه می‌دهد استراحت کنند و درمان لازم را دریافت کنند و از حواس‌پرتی سایر کارکنان جلوگیری کنند.

 

رضایت بیشتر مشتری

روال کاری انعطاف‌پذیر به کارکنان تعادل بهتر بین کار و زندگی می‌دهد و به آنها اجازه می‌دهد برنامه‌های کاری خود را تنظیم کرده و نیازهای منحصربه‌فرد خود را برآورده کنند. به عنوان مثال، یک کارمند می‌تواند زمانی که قرار ملاقات دکتری دارد یا تعهد دیگری دارد، از راه دور کار کند. این انعطاف‌پذیری مزایای زیر را به همراه دارد:

• نرخ بالاتر رضایت کارکنان
• افزایش مشارکت در محل کار
• نگهداری بهتر کارکنان

دادن آزادی بیشتر به کارکنان در برنامه‌ریزی، نرخ رضایت را افزایش داده و کارکنان را خوشحال و بدون استرس نگه می‌دارد، که منجر به مشارکت و تعامل بهتر در محل کار می‌شود. اگر کارکنان خوشحال باشند، کمتر به دنبال فرصت‌های دیگر خواهند بود.

برعکس، یک محل کار سختگیرانه باعث می‌شود تعادل سالم بین کار و زندگی دشوارتر شود. در نتیجه، کارکنان ممکن است با مسائل شخصی حل‌نشده به محل کار بیایند که روحیه، مشارکت و تعامل آنها را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان مثال، ممکن است مجبور شوند قرار ملاقات‌های شخصی یا تعهدات خانوادگی را فدای حضور در کار حضوری کنند. اگر کارکنان کمتر درگیر باشند، احتمالاً به دنبال محیط کار جدیدی خواهند بود.

 

معایب مدل محل کار هیبریدی

کارکنان ریموت ممکن است احساس جداشدگی کنند

یکی از معایب اصلی محیط کار هیبریدی این است که کارکنان ریموت ممکن است احساس جداشدگی کنند. در حالی که کارکنان حضوری با همکاران خود تعامل دارند، کارکنان ریموت بیشتر روز را به تنهایی یا از طریق ارتباطات مجازی سپری می‌کنند که ممکن است باعث احساس تنهایی و نادیده گرفته شدن شود. کارکنان ریموت ممکن است همچنین از ناهارهای تیمی یا رویدادهای اجتماعی بعد از کار جا بمانند.

علاوه بر احساس جداشدگی از همکاران، معمولاً کارکنان ریموت نگران جایگاه خود در محل کار هستند. به عنوان مثال، ممکن است نگران باشند که تعامل فیزیکی بین مدیریت و همکاران حضوری به دومی‌ها کمک می‌کند روابط برقرار کرده و ترفیع بگیرند.

 

افزایش خطر فرسودگی شغلی

متاسفانه، آزادی و انعطاف‌پذیری محیط کار هیبریدی می‌تواند با خطر فرسودگی شغلی همراه باشد. نبود انتظارات روشن برای کارکنان ریموت و حضوری باعث می‌شود که تصورات متفاوتی درباره ارزیابی عملکرد خود داشته باشند. به طور کلی، کارکنان ریموت ممکن است نگران باشند که مدیران و همکاران حضوری به آنها به دلیل کار از خانه نگاه مثبتی نداشته باشند.

وقتی یک کارمند نگران تصویر خود است، ممکن است سعی کند با گذاشتن ساعات بیشتر یا کار سخت‌تر از حد لازم، این مشکل را جبران کند. آنها ممکن است همچنین به دلیل اینکه می‌خواهند نشان دهند که بدون نظارت سنتی می‌توانند موفق باشند، بیش از حد کار کنند. این منجر به فرسودگی ناسالمی می‌شود که سطح استرس را افزایش داده و برای کسب‌وکار شما مضر است.

 

هزینه‌های اولیه بالا

هزینه اولیه تغییر از مدل کاملاً سنتی به هیبریدی می‌تواند زیاد باشد. این فرآیندی پیچیده است که نیاز به موارد زیر دارد:

• ایجاد سیاست‌های کار ریموت برای کارکنان
• اعمال تغییرات در محل کار
• به دست آوردن فناوری برای تسهیل کار ریموت

هنگام ایجاد یک محل کار هیبریدی، مهم است که کسب‌وکارها کارکنان را در این فرآیند درگیر کنند. این شامل بررسی نیازهای کارکنانی است که باید بیایند، ایجاد قوانین برای کارکنان ریموت و تنظیم برنامه‌ها برای هر دو دسته کارکنان است.

یک محیط هیبریدی ممکن است همچنین نیاز به تغییرات در محل کار داشته باشد. برای مثال، اگر حدود ۵۰٪ از کارکنان تصمیم بگیرند که کاملاً ریموت کار کنند، ممکن است ایده خوبی باشد که برخی از مبلمان را حذف کرده یا حتی به مکان جدیدی منتقل شوند.

در نهایت، هزینه فناوری نیز وجود دارد. هر کارمند ریموت نیاز به سخت‌افزار و منابع کافی دارد تا بتواند به راحتی در خارج از دفتر کار کند. کسب‌وکارها نیز نیاز به گسترش بخش‌های فناوری اطلاعات خود دارند تا بتوانند به طور ایمن دستگاه‌های شخصی مختلفی که به پایگاه‌داده‌های شرکت متصل می‌شوند را مدیریت کنند.

 

آیا کار هیبریدی به هنجار جدید تبدیل شده است؟

پس از بررسی مزایای یک محل کار هیبریدی، جای تعجب نیست که بسیاری از کسب‌وکارها تصمیم گرفته‌اند به این مدل منتقل شوند. در حالی که محل‌کارهای سنتی همچنان موفق هستند، مدل‌های هیبریدی به وضوح در حال افزایش محبوبیت هستند. با این حال، این فرمت لزوماً بهترین انتخاب برای هر کسب‌وکاری نیست. شما باید در نظر بگیرید که آیا به یک محیط هیبریدی منتقل شوید اگر شرایط زیر را دارید:

کارکنانی که می‌توانند از کار ریموت بهره‌مند شوند، مانند افرادی که رفت و آمد دارند

وظایف اداری که می‌توانند به صورت ریموت انجام شوند

بودجه کافی برای اعمال تغییرات

اگر به درستی انجام شود، یک مدل محل کار هیبریدی می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد، به کارکنان کمک کند و حتی در بلندمدت هزینه‌ها را کاهش دهد. مهم‌تر از همه، می‌تواند یک فرهنگ کاری مثبت ایجاد کند که کسب‌وکار شما را به موفقیت برساند.

 

سوالات متداول مدل محل کار هیبریدی

چند روز باید کارکنان در دفتر کار کنند؟

در یک تنظیم دفتر هیبریدی، به طور ایده‌آل کارکنان باید حدود سه تا چهار روز در هفته در دفتر حضور داشته باشند. این مقدار به کارکنان اجازه می‌دهد وظایف اداری را انجام دهند و در تعاملات اجتماعی شرکت کنند در حالی که همچنان یک یا دو روز کار از خانه را نیز تجربه می‌کنند. با این حال، برخی نقش‌ها ممکن است نیاز به حضور دائمی در دفتر داشته باشند، در حالی که دیگران ممکن است به طور کامل به کار ریموت منتقل شوند.

 

مدیران باید از کجا کار کنند؟

یکی از مباحث معمول در مورد مدل‌های محل کار هیبریدی این است که مدیران یا ناظران باید از کجا کار کنند. برخی معتقدند که مدیریت باید در دفتر باقی بماند تا همکاری بین کارکنان حضوری و ریموت را هماهنگ کند، در حالی که دیگران پیشنهاد می‌کنند که آنها باید هم به صورت ریموت و هم سنتی کار کنند.

در نهایت، پاسخ به نیازهای منحصر به فرد هر محل کار بستگی دارد. به طور کلی، ایده خوبی است که حداقل یک مدیر در محل حضور داشته باشد تا با کارکنانی که به محل کار می‌آیند کار کند. سپس، مدیران دیگر می‌توانند در صورت راحتی بیشتر از راه دور کار کنند.

 

چه چیزی برای موفقیت مدل محل کار هیبریدی لازم است؟

در حالی که بسیاری از کسب‌وکارها توانسته‌اند به طور موفقیت‌آمیز کارکنان ریموت را به کار بگیرند و به یک مدل هیبریدی منتقل شوند، هر شرکتی به این موفقیت نرسیده است. برای رشد در این نوع محیط، ارتباط مناسب کلیدی است. کارکنان ریموت باید به طور کافی با همکاران حضوری خود ارتباط برقرار کنند (و برعکس). این امر نیاز به فناوری با کیفیت بالا و تنظیم از سوی کارکنان دارد.